Secretaria de Educação estabelece atualização semestral de certidões e dados dos colaboradores da Rede Municipal

A Secretaria Municipal de Educação de Cascavel estabeleceu novos procedimentos para a apresentação, atualização, conferência, controle e guarda das certidões de antecedentes criminais e da ficha cadastral de atualização de dados dos colaboradores que atuam na Rede Municipal de Ensino. As regras estão previstas na Portaria nº 202/SEMED, de 17 de agosto de 2026, e passam a orientar as unidades educacionais e os setores da Secretaria Municipal de Educação.

A medida atende às disposições do ECA (Estatuto da Criança e do Adolescente), da Lei Federal nº 14.811/2024, da Lei Municipal nº 7.751/2025 e do Decreto Municipal nº 20.276/2026, além de observar as normas da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais).

A atualização da documentação deverá ocorrer semestralmente, nos meses de fevereiro e agosto. Devem ser apresentadas as certidões de antecedentes criminais das esferas estadual e federal, emitidas há, no máximo, 30 dias, juntamente com a ficha cadastral de atualização de dados.

A exigência se aplica aos diferentes profissionais e colaboradores que atuam na Rede Municipal de Ensino, incluindo servidores efetivos, ocupantes de cargos em comissão, contratados temporariamente, estagiários, trabalhadores terceirizados, voluntários e demais colaboradores enquadrados na legislação.

A secretária municipal de Educação, Gislaine Buraki de Andrade, destaca que a medida fortalece a política de proteção integral de crianças e adolescentes e organiza procedimentos que devem ser cumpridos de forma padronizada em toda a Rede Municipal. “A proteção de nossas crianças e adolescentes é uma responsabilidade que exige cuidado, compromisso e ações permanentes. A portaria estabelece procedimentos claros para que a documentação dos colaboradores seja mantida atualizada, conferida e armazenada de maneira adequada. Estamos fortalecendo os mecanismos de prevenção e proteção dentro das nossas instituições, ao mesmo tempo em que asseguramos o respeito à legislação e à proteção dos dados pessoais. É um trabalho que envolve toda a Rede Municipal e que precisa ser realizado com responsabilidade, sigilo e atenção”. 

Atualização deve ocorrer duas vezes ao ano

De acordo com a Portaria, além da atualização semestral, a documentação deverá ser apresentada no momento da posse, contratação ou início das atividades, conforme o vínculo do colaborador.

Também haverá necessidade de nova apresentação em situações específicas, como mudança de lotação ou função que implique contato com crianças e adolescentes, ou sempre que solicitada pela chefia imediata ou pelo setor responsável pela gestão de pessoas.

Nos casos de colaboradores que estejam integralmente afastados das atividades durante os meses previstos para a atualização, em razão de férias, licença ou outra hipótese legal, a documentação deverá ser apresentada em até 10 dias após o retorno às atividades.

Diretores têm papel fundamental no acompanhamento

Nas escolas e Cmeis, caberá à direção orientar os colaboradores sobre a obrigatoriedade da documentação, acompanhar os prazos, receber e conferir as certidões, verificar a validade dos documentos e conferir o preenchimento e a assinatura da ficha cadastral.

Também é responsabilidade da direção manter a documentação organizada e arquivada na pasta individual de cada colaborador, com acesso restrito às pessoas autorizadas.

As unidades deverão manter controle atualizado dos colaboradores sujeitos à apresentação das certidões, permitindo acompanhar a data de apresentação, a emissão dos documentos, a situação da documentação e eventuais pendências.

A Semed orienta que, neste mês de agosto, as equipes gestoras deem atenção especial ao cumprimento dos procedimentos previstos na nova Portaria.

Certidões devem estar dentro do prazo de validade

Somente serão aceitas certidões estadual e federal emitidas há, no máximo, 30 dias contados da data de apresentação.

A conferência deverá considerar a identificação do colaborador, a autenticidade e validade do documento, o órgão oficial responsável pela emissão, a data de emissão e o preenchimento da ficha cadastral.

A portaria também estabelece procedimentos específicos para estagiários e colaboradores terceirizados. No caso dos estagiários obrigatórios, a documentação deve ser apresentada antes do início das atividades na unidade educacional. Para os trabalhadores terceirizados, cabe à empresa contratada garantir que os profissionais disponibilizados para prestação dos serviços estejam com a documentação exigida em situação regular.

Sigilo e proteção dos dados

Por se tratar de documentos que contêm informações pessoais, a portaria reforça a necessidade de cumprimento da LGPD. As certidões e fichas cadastrais devem ser utilizadas exclusivamente para as finalidades previstas na legislação e na própria portaria. É vedada a divulgação, reprodução, compartilhamento ou utilização dessas informações para finalidades diversas.

O acesso aos documentos deverá ser restrito aos agentes públicos que, em razão de suas atribuições, necessitem dessas informações. A documentação deverá permanecer arquivada pelo prazo mínimo de cinco anos, contado da data da última atualização, observadas as regras de segurança e confidencialidade.

Em caso de identificação de certidão positiva ou informação que demande análise administrativa, a direção deverá comunicar imediatamente a Semed. A portaria determina que não cabe à direção da unidade tomar, de forma unilateral, decisões de desligamento, afastamento ou impedimento do colaborador, salvo quando houver determinação legal ou administrativa específica.

A adoção de procedimentos uniformes em toda a Rede Municipal busca garantir mais segurança, organização e rastreabilidade da documentação, além de fortalecer as medidas de proteção integral de crianças e adolescentes.

A iniciativa também estabelece responsabilidades para as direções das unidades, chefias imediatas e Divisão de Gestão de Pessoas da Semed, permitindo que o acompanhamento seja realizado de maneira sistemática e em conformidade com a legislação vigente.

A Portaria nº 202/SEMED entra em vigor na data de sua publicação e deverá ser observada pelas unidades, setores e divisões abrangidos pela regulamentação.